ELSUA ~ A KM Blog Thinking Outside The Inbox by Luis Suarez

Dare pari con il lavoro e-mail - Relazione sullo stato dei prime tre settimane (Part Deux)

Mentre sono ora in preparazione Zürich tutto e si prepara per Lotusphere Comes To È a partire da domani (può essere in grado di condividere gruppo di diapositive in Slideshare , nel corso di domani o il giorno dopo ... Stay tuned, come cercherò di ottenere l'audio esso pure!), ho visto che il progresso relazione post (s) della scorsa settimana sul Venerdì mia lotta contro il lavoro e-mail ha messo insieme un gruppo di osservazioni molto interessanti. Così ho pensato che invece di rispondere alle loro sulle rispettive post vorrei andare avanti e consolidare tutti i commenti diversa in un follow-up post sul blog come io non volevo quei commenti perdersi proprio così.

Quindi, senza più ulteriori indugi, andiamo con i miei due centesimi per l'ingresso condiviso finora nei miei messaggi di report di stato del blog:

Da Adam Carson 's commenti - Qualcuno ho ammirato per un bel po 'di tempo e che vorrei avrebbe cominciato il suo blog regolarmente di nuovo ... Due anni senza post sul blog è un tempo lungo, Adam: "Mi chiedevo se si poteva fare! un follow-up post spiegando come trattare con le email in arrivo, rispondendo attraverso social opzioni multimediali. Puoi classificare / generalizzare alcune delle vostre comunicazioni in entrata e quindi associare a diversi strumenti 2.0? "

Sì, certamente follow-up con un post del blog più ampia dove avrei dettaglio ancora un po 'ciò che quei vari strumenti di social software può ben essere e come riesco a usarli. Io metterò insieme una breve descrizione di ciascuno di essi e di come sto effettivamente usando. Ma per ora, mi limiterò a condividere alcune delle nozioni di base su come ho fatto processare ogni singolo pezzo di lavoro e-mail che arriva la mia strada:

Una e-mail entrerà in miei Notes 8.5 Beta , mentre sto eseguendo il Sametime incorporato 8 per Mac e dirmi se quella persona è online oppure no. Approfondirò l'e-mail, e se vedo che è una di quelle attività connesse e-mail che rientra nella categoria di one-to-one private, confidenziali / sensibili conversazioni risponderò di nuovo tramite e-mail e mantenere il dialogo privato. Se non mai, rispondere ad essa!, E se la persona è online in Sametime (messaggistica istantanea vale a dire con alcune funzionalità più potenti di social networking spiegherò in dettaglio qualche tempo prima, come pure!), vorrei fare clic destro sul loro nome, avviare una chat , verificare la disponibilità e fornire la risposta. E-mail otterrà archiviati o cancellati, di conseguenza.

Se la persona non è disponibile on line in Instant Messaging, voglio verificare se mi sono connesso con quella persona o no su alcuni dei vari strumenti di social software che uso. Consiglio pratico: ecco in che modo la maggior parte delle persone sono gli strumenti di social software on-line nella loro informazioni di chiusura o di firma di posta elettronica per promuovere i loro spazi online. Approfitto di questo e andare nei loro strumenti online di social networking e rilasciare la risposta. Quindi, se si tratta di Lotus Quickr , Lotus Connections (e le sue varie componenti, appositamente Dogear e Attività), Wikis, Blogs, Beehive , BlueTwit (Pensa Twitter qui, ma incredibilmente molto più stabile), forum, ecc ecc è il nome, Ho appena andare avanti e condividere la risposta del mio indirizzo e-mail lì. Ancora una volta e-mail viene archiviato / eliminato di conseguenza.

Come ho detto, seguo una logica specifica sul trattamento delle risposte a queste e-mail e le ultime righe di cui sopra vuoi dare un'idea di come lo sto facendo. In un altro post specifico che continueranno a sviluppare ulteriormente su un approccio globale. Una cosa è certa, di commentare ulteriormente le ultime questioni da Adamo, anche se non sto facendo alcuna categorizzazione delle risposte a loro scelta uno specifico strumento software sociale, io in realtà sempre pensare alla risposta e in cui potevo condividere dove si sarebbe hanno il più alto impatto, non solo per il mittente originale del messaggio e-mail, ma per l'intera azienda. In questo modo, mi avrebbe risparmiare tempo la prossima volta ho la stessa domanda di nuovo. È probabile che la gente probabilmente provare a cercare qualcosa prima di andare a modo mio, nel qual caso la condivisione che i contenuti in modo tale 2.0 sarà sicuramente la pena un bel po '! Ma ancora una volta, in un secondo momento che si amplierà ulteriormente ancora un po 'su questo, tra cui un conto molto più descrittivo dei diversi strumenti che uso ...

Da Joe Chacko 's commenti (Uno dei miei colleghi IBM colleghi): "Abbiamo adottato un approccio simile a un particolare progetto, part-time Tutte le comunicazioni saranno tramite un wiki o un (connesso) il canale IRC Un vantaggio enorme è che.. tutte le conversazioni sono pubblicamente documentate e accessibili. "

Questo è sicuramente un fantastico pezzo di notizie e qualcosa che nel corso delle ultime tre settimane (Quando ho iniziato questa lotta contro il lavoro e-mail) è stata piuttosto notevole, come pure! Perché? Perché dal primo momento che io sono andato pubblica dicendo che non sarebbero più aperti, rispondere alle conversazioni pubbliche tramite e-mail, continuo ad essere contattato da un sacco di altre persone, sia all'interno che all'esterno della società, dicendo che hanno avuto modo di sperimentare con esso in una certa misura e sono state godendo alcuni risultati davvero buoni. Questo è sicuramente molto incoraggiante e una delle cose che ho voluto anche anticipare da questo approccio: vale a dire più si ottiene la parola, la gente saltava più in, e quindi beneficiare di adozione e di abbracciare il social software.

Intendiamoci, cosa molto importante qui, non sto dicendo che l'e-mail è morto. Al contrario, penso che sia giunto il momento di ri-uso come lavoriamo con e-mail e come potremmo avere bisogno di mantenere le cose come sono stati concepiti per essere all'inizio: e-mail come un one-on-one private / sensibili / confidenziali conversazione. Per il resto, portare avanti queste conversazioni all'aria aperta e lasciare che il resto dei lavoratori della conoscenza beneficiano le vostre conoscenze, abilità e competenze su un livello più ampio, cioè orizzontale aziendale!

Ricordate queste parole molto sagge da Bob Buckman : " Non abbiate paura di condividere ciò che sai, perché sapete meglio di chiunque altro! " Questo è esattamente quello che sono dopo!

Da Joitske Hulsebosch 's commenti : "Mi chiedo se-e-mail è solo uno strumento utile, perché si vuole sbarazzarsi di tutte le mail e hai pochi siti di social network che visiterai tutti i giorni è che non in sostituzione di uno con?? l'altro? "

Beh, non sto dicendo che mi sarebbe sbarazzarsi di tutte le e-mail, anche se vorrei poterlo fare. Quello che sto solo dicendo, e ho brevemente accennato in precedenza già, è che penso che sia arrivato il momento di ri-fine, il nostro modo di lavorare con e-mail. Non prendere me sbagliato. Si tratta di uno strumento di comunicazione molto buona, senza dubbio, ma noi tutti dobbiamo ammettere anche come sia un modo molto povero e inefficiente di collaborazione e condivisione della conoscenza per diverse ragioni diverse: la mancanza di visibilità, apertura, capacità di mail, di controllo applicate, ecc ecc Quindi, per me nella fase attuale delle cose, e grazie al software sociale per la maggior parte, credo che l'e-mail dovrebbero servire solo per la one-to-one conversazioni private in cui le informazioni di natura sensibile ha bisogno di essere scambiate.

Per il resto, passiamo la conversazione all'aperto, spazi pubblici on-line di social computing, all'interno e al di là, del firewall aziendale! Sì, è giusto. Io ho una lista di preferiti strumenti di social software che uso su base regolare e in un modo in cui stanno iniziando a sostituire la mia mail (finalmente!!) E tutto quello che sto vedendo in questo momento sono solo vantaggi: visibilità totale e l'apertura, mancanza di controllo (Specially comando e controllo), aumentando la conoscenza condivisa, miglioramento della posizione competenze, la ricerca di informazioni quando ne hai bisogno, non quando il sistema ti dice il contrario, ecc ecc Questi sono per me alcune delle ragioni per cui ha senso mi trasferisca nel mondo del software sociale sia all'interno che all'esterno del firewall aziendale.

Sto anche lavorando già su un altro post sul blog, dove sto in dettaglio alcuni dei principali benefici da una prospettiva knowledge worker ed anche da un punto di vista aziendale. Restate sintonizzati!

Da John intelligenti 's commenti : "Stai contando tutte le email, o non si conta 'puntatore' e-mail come avvisi automatici che si ricevono dai siti quando qualcun altro gli aggiornamenti qualcosa?"

No, non sto contando tutte le e-mail. Tutte queste "puntatore" e-mail come avvisi automatici, aka bacn , in realtà ho eliminarli subito con filtro facendo uso di varie regole, dal momento che per il momento ho le notifiche via e-mail ho già ricevuto altre simili attraverso il mio RSS / Atom feed reader. Le ultime tre settimane i miei lettori di feed sono stati strumentali per aiutare me velocizzare l'accesso alle fonti di diritto di informazione, eseguire la scansione attraverso quello che devo fare, e quello che ho bisogno di leggere e ciò che deve essere eliminato in modo che il mio lettore di feed è diventata la mia nuova casella di posta. Ma con una differenza enorme, a mio parere, e cioè che tutti coloro i feed diversa che passa sono da elementi che siano pubblicamente disponibili per tutti e molto più accessibile di quello che accadrebbe con e-mail.

Inoltre un'altra differenza importante. Con la mia RSS / Atom lettore di feed, sono tornato in controllo di ciò che vorrei essere coinvolto e informato circa, mentre con e-mail, non sono più sotto controllo. In realtà è il sistema di posta elettronica presa in consegna. E il fatto che l'e-mail è stata piuttosto attraente per molti di noi è un segno indicativo di quello che sto menzionare qui. Dobbiamo uscire dal circolo vizioso: più e-mail che inviamo, più e-mail otteniamo!

Da Mike Kavis ' commenta : "Ho oltre un centinaio di email al giorno Dopo aver letto il tuo primo articolo su questo argomento, ho dato mandato al mio team che per il nostro Centro SOA of Excellence (CoE) iniziative, non abbiamo potuto usare una singola email.. Ho avuto la ricordo la squadra un paio di volte il primo giorno. Da allora abbiamo collaborato per lo più nel nostro wiki, faccia a faccia, e attraverso i nostri blog. Questo è stato grande fino ad ora! "

Che grande storia condivisa da Mike, dove si può vedere che non c'è bisogno di iniziare con qualcosa di grande, a partire piccolo e costruire da lì avrebbe funzionato. Sì, potrebbe essere necessario ricordare alcune persone qua e là ad allontanarsi da e-mail, ma non è un problema. Sapete alla fine saranno, unendo e iniziare a consolidare alcune di queste conversazioni. Poi una volta che lo vedi tutti i accadendo e la ripartizione dei benefici enormi, sono così vendute su di esso, che non vorrebbe tornare indietro! Questo è proprio ciò che la storia di Mike è di circa. Un po 'di convincente, facilitazione, pazienza, perseveranza e prima che tu lo sai, ci sei! E, come ho detto, per sempre! Una volta fare un tentativo per, diciamo, una settimana o due, e si arriva a vedere i benefici immediati, non c'è proprio nessun ritorno!

E, infine, da Samuel Driessen 's commenti : "Interessante siete anche applicare questo al tuo indirizzo email esterno!"

Sì, è giusto. Anche se non lo fa apposta, dato che non capisco molte conversazioni pubbliche provenienti mia strada attraverso e-mail in ogni caso, sto iniziando a notare come sto iniziando a scacciare dalla mia e-mail e in vari strumenti di social software. Il prossimo passo per me sarebbe probabilmente dettaglio quali sono alcuni degli strumenti di social software che uso al di fuori del firewall aziendale, al fine di stare lontano da e-mail ... Stay tuned! Sarebbe la storia di un altro post sul blog.

Per ora, ho solo voluto dare persone che hanno commentato il post sul blog (s) la possibilità di condividere le loro opinioni come parte di una voce principale del blog, e poi condividere i miei due centesimi, sperando di ispirare alcune persone più là fuori per dare un provare. Sì, lo so, iniziare in piccolo, di essere pazienti, perseverare, tieni duro ... e farlo accadere! Ricorda che spetta a noi uscire dal circolo vizioso. Siamo pronti?

(Oh, nel frattempo, date un'occhiata anche recente post del blog Techcrunch parla di qualcosa lungo queste linee stessi ... Kind of ti fa pensare, non credi? ...)

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