ELSUA ~ A KM Blog thinking outside the Posteingang von Luis Suarez

Giving up on Work E-Mail - Status-Bericht über den ersten drei Wochen (Part Deux)

Während ich jetzt bin in Zürich, alles vorzubereiten und immer bereit für Lotusphere Comes to You ab morgen (möglicherweise in Lage, den Schieber in Deck teilen Slideshare im Laufe von morgen oder übermorgen ... Stay tuned, wie ich versuchen werde, um den Ton für sich es so gut!), sah ich, dass die Fortschritte Bericht post (s) von letzter Woche Freitag auf meinem Kampf gegen die Arbeit E-Mail wurde gemeinsam ein paar sehr interessante Kommentare. Also dachte ich, dass statt zu antworten, um sie auf den jeweiligen Blog-Posts würde ich weitermachen und konsolidieren alle der verschiedenen Kommentaren in ein Follow-up Blog-Post, als ich nicht wollte, dass diese Kommentare einfach so verloren gehen.

Also ohne viel Umschweife, hier sind wir mit meinen zwei Cent auf den Eingang gehen, teilten die bisher auf meinem Fortschrittsbericht Blogeinträge:

Von Adam Carson 's Kommentare - Jemand, den ich seit einiger Zeit bewundert haben jetzt und wer ich wünschte, er würde anfangen würde, seine regelmäßigen bloggen wieder ... Zwei Jahre ohne Blog-Beiträge sind eine lange Zeit, Adam: "Ich frage mich, wenn Sie das tun könnten! ein Follow-up Beitrag erklärt, wie Sie mit eingehenden E-Mails umgehen, indem reagiert durch Social-Media-Optionen. Können Sie kategorisieren / generalize einige Ihrer eingehende Kommunikation und dann Karte an unterschiedliche 2.0-Tools? "

Ja, ich werde sicherlich Follow-up mit einer umfangreicheren Blog-Post, wo ich würde einige Details mehr, was diese verschiedenen Social-Software-Tools kann gut sein, und wie bekomme ich sie zu nutzen. Ich werde zusammen eine kurze Beschreibung eines jeden von ihnen und wie ich bin eigentlich mit ihnen. Aber jetzt will ich nur teilen, einige der Grundlagen auf, wie ich eigentlich zu verarbeiten jedes einzelne Stück von geschäftlichen E-Mails, die meinen Weg kommt:

Eine E-Mail wird in kommen meine Notes 8.5 Beta , während ich mit dem AM eingebetteten Sametime 8 für den Mac als auch mir zu sagen, ob diese Person online ist oder nicht. Ich werde in die E-Mail anschauen und wenn ich sehe, das ist eine jener Arbeiten im Zusammenhang von E-Mails, die unter die Kategorie fällt ein-zu-eins private, vertrauliche / sensible Gespräche werde ich antworten, zurück durch E-Mail und halten Sie den Dialog privat. Wenn nicht, nie darauf antworten!, Und wenn diese Person online ist in Sametime (dh Instant Messaging mit einigen stärkeren Social Networking-Funktionen detailliert ich einige Zeit bald wie gut wird!), würde ich rechts auf den Namen klicken, starten Sie eine Chat- , prüft die Verfügbarkeit und liefern die Antwort. E-Mail wird archiviert oder gelöscht zu werden, entsprechend.

Wenn die Person nicht verfügbar ist on line in Instant Messaging, werde ich prüfen, ob ich mit dieser Person oder nicht, auf einige der verschiedenen sozialen Software-Tools verwende ich verbunden bin. Praktischer Tipp hier ist, wie die meisten Menschen diese Online-Social-Software-Tools in ihrer Abschlusserklärung Info oder E-Mail-Signatur, um ihre Online-Bereiche zu fördern sind. Ich nutze das und gehen in ihre Online-Social-Networking-Tools und fallen dort die Antwort. Also ob es sich um Lotus Quickr , Lotus Connections (und ihre verschiedenen Bestandteile, besonders Dogear und Aktivitäten), Wikis, Blogs, Beehive , BlueTwit (Denken Sie Twitter hier, aber unglaublich viel stabiler), Foren, etc. etc. Sie nennen es, Ich gehen Sie einfach weiter und teilen sich die Antwort meiner E-Mail gibt. Wieder E-Mail wird archiviert / gelöscht entsprechend.

Wie ich schon sagte, ich folge einer bestimmten Logik auf die Bearbeitung der Antworten auf diese E-Mails und die letzten paar Zeilen weiter oben würde Ihnen eine Vorstellung davon, wie ich es tue. In einer anderen speziellen Blog-Eintrag werde ich fortfahren, weiter zu entwickeln bezüglich des Gesamtkonzepts. Eines ist sicher, noch weiter auf die letzten Fragen von Adam, obwohl ich nicht tue jede Kategorisierung der Antworten auf ihnen wählte eine bestimmte Social-Software-Tool, ich weiß eigentlich immer über die Antwort nachdenken und wo könnte ich teile, wo sie wollte die stärksten Auswirkungen, nicht nur für den ursprünglichen Absender der E-Mail, sondern für das gesamte Unternehmen. Auf diese Weise wäre es mir sparen Zeit beim nächsten Mal bekomme ich die gleiche Frage erneut. Die Chancen stehen gut, dass Leute würden wahrscheinlich versuchen, für etwas, bevor wir meinen Weg zu suchen, in welchem ​​Fall, dass Content-Sharing in einer solchen Art und Weise 2,0 wird sicherlich wert sein, während ein ganzes Stück! Aber noch einmal, zu einem späteren Zeitpunkt werde ich weiter ausbauen etwas mehr dazu, darunter eine viel aussagekräftigere Darstellung der verschiedenen Werkzeuge, die ich verwenden ...

Von Joe Chacko 's Kommentare (Eine meiner Kolleginnen und IBM Kollegen): "Wir haben einen ähnlichen Ansatz zu einem bestimmten Teilzeit-Projekt übernommen Alle Mitteilungen werden über ein Wiki oder einer (angemeldeten) IRC-Channel One sein großer Vorteil ist, dass.. Alle Gespräche werden öffentlich dokumentiert und abrufbar sein. "

Dies ist sicherlich eine fantastische Neuigkeit und etwas, das im Laufe von den letzten drei Wochen (Wenn ich diesen Kampf gegen den geschäftlichen E-Mails gestartet) war ziemlich bemerkenswert, wie gut! Warum? Denn ab dem ersten Moment, dass ich die Öffentlichkeit gegangen, dass ich nicht mehr auf offene, öffentliche Gespräche werden Antworten per E-Mail, ich bekomme viel von anderen Leuten, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens kontaktiert und sagte, dass sie wurde mit ihr experimentieren, um zu einem gewissen Grad und erfreuen sich seit ein paar wirklich gute Ergebnisse. Dies ist sicherlich sehr ermutigend, und eines der Dinge, ich wollte auch den Weg zu bringen aus diesem Ansatz: Je mehr wir also das Wort aus, würden die Leute mehr ins Wasser springen, und daher von der Annahme und umfassende Social Software profitieren.

Wohlgemerkt, sehr wichtige Sache hier, ich sage nicht, dass E-Mail tot ist. Im Gegenteil, ich denke es ist an der Zeit, Re-Zwecke, wie wir mit E-Mail funktionieren und wie wir brauchen, um die Dinge so wie sie soll in der Anfang sein wurden: E-Mail als One-on-one privaten / sensible / vertrauliche Gespräche. Für den Rest, vorzuverlegen diese Gespräche im Freien und lassen Sie den Rest der Wissensarbeiter von Ihrem Wissen, Können und Know-how profitieren auf einer breiteren Ebene, dh Unternehmensebene!

Denken Sie daran, diese sehr weise Worte von Bob Buckman : " Haben Sie keine Angst zu teilen, was weißt du, weil du es besser als jeder andere wissen! " Das ist genau das, was ich nach der Uhr!

Von Joitske Hulsebosch 's Kommentar : "Ich frage mich, ob-E-Mail ist nur ein nützliches Werkzeug-warum sollte man, um loszuwerden, alle Mails und hast Du ein paar soziale Netzwerk-Sites Sie besuchen täglich ist, dass nicht zu ersetzen, eins mit??? der andere? "

Nun, ich sage nicht, dass ich würde loszuwerden alle E-Mails, obwohl ich wünschte ich könnte. Was ich nur sagen, und ich oben kurz erwähnt es schon, ist, dass ich denke, es ist Zeit, dass wir wieder Zweck die Art und Weise arbeiten wir mit E-Mail. Halte mich nicht falsch. Es ist ein sehr gutes Kommunikations-Tool, kein Zweifel, aber wir würden alle müssen auch zugeben, wie es eine sehr schlechte und ineffiziente Art der Zusammenarbeit und den Austausch von Wissen aus den verschiedensten Gründen ist: mangelnde Transparenz, Offenheit, Mail-Kapazität, durchgesetzt Kontrolle, usw. usw. Also, mich in den derzeitigen Stand der Dinge, und dank Social Software in den meisten Fällen denke ich, dass E-Mail sollte nur für One-on-one privaten Gesprächen, wo Informationen von sensibler Art verwendet werden muss ausgetauscht werden.

Für den Rest, lassen Sie uns das Gespräch auf den offenen, öffentlichen Online-Social-Computing-Bereiche, innerhalb und außerhalb der Unternehmens-Firewall! Ja, das ist richtig. Ich habe eine Liste der bevorzugten Social Software-Tools, die ich benutze regelmäßig und in einer Art, wie sie beginnen, meine E-Mails ersetzen (endlich!!) Und alles, was ich im Moment sehe hier nur Vorteile sind: vollständige Transparenz und Offenheit, Mangel an Kontrolle (Speziell Command and Control), gemeinsame Förderung von Wissen, Verbesserung der Kompetenzen Lage, Informationen zu finden, wenn Sie es brauchen, nicht, wenn der das Gegenteil behauptet, etc. etc. Diese sind mir einige der Gründe, warum es sinnvoll ist, mich in die Social-Software-Welt bewegen sich innerhalb und außerhalb der Unternehmens-Firewall.

Ich arbeite auch schon auf einem anderen Blog-Post, wo ich detailliert einige der wichtigsten Vorteile von einem Wissensarbeiter Perspektive als auch aus Unternehmenssicht bin. Bleiben Sie dran!

Von John Smart 's Kommentar : "Sind Sie alle E-Mails zu zählen, oder sind Sie nicht gerechnet 'Zeiger' E-Mails wie automatische Warnmeldungen, die Sie von Sites, wenn jemand anderes Updates etwas?"

Nein, ich bin nicht mitgerechnet alle E-Mails. All diese "Zeiger"-E-Mails wie automatische Warnmeldungen, alias bacn , habe ich eigentlich löschen Sie sie sofort durch Filterung durch den Einsatz von verschiedenen Regeln, denn als ich diese Benachrichtigungen per E-Mail bekommen habe ich schon ähnliche durch meinen RSS empfangen / Atom-Feed-Reader. Die letzten drei Wochen meinen Feedreader war maßgeblich sind, mir zu helfen beschleunigen den Zugriff auf die richtigen Informationsquellen, durch das, was ich tun müssen, scannen, und was ich brauche, um zu lesen und was gelöscht werden muss, dass in einer Art und Weise mein Feed-Reader hat sich zu meinem neuen Posteingang. Aber mit einem großen Unterschied, meiner Meinung nach, und das ist, dass alle diese verschiedenen Futter kommt durch Elemente aus, die öffentlich für jedermann zugänglich und viel zugänglicher als das, was mit E-Mail geschehen sind.

Plus ein anderer wesentlicher Unterschied. Mit meinem RSS / Atom-Feed-Reader, bin ich wieder die Kontrolle über das, was ich möchte, sich zu engagieren und benachrichtigt über, während mit E-Mail, ich bin nicht mehr unter Kontrolle. Es ist eigentlich die E-Mail-System zu übernehmen. Und die Tatsache, dass E-Mail war bisher jedoch sehr süchtig machend für viele von uns ist ein Zeichen dessen, was indikativ Ich erwähne hier drüben. Wir müssen raus aus dem Teufelskreis: Je mehr E-Mails, die wir senden, desto mehr E-Mails, die wir bekommen!

Von Mike Kavis ' kommentiert : "Ich habe mehr als hundert Mails pro Tag Nach der Lektüre Ihrer ersten Artikel zu diesem Thema, ich muss meinem Team den Auftrag, dass für unsere SOA Center of Excellence (CoE) Initiativen, konnten wir nicht mit einer einzigen E-Mail.. Ich hatte das erinnern, das Team ein paar Mal am ersten Tag. Seitdem haben wir meistens in unserem Wiki mitgearbeitet, von Angesicht zu Angesicht, und durch unsere Blogs. Dies war großartig so weit! "

Was für eine großartige Geschichte von Mike, wo sehen Sie, dass Sie nicht brauchen, um mit allem, was groß anfangen können gemeinsam genutzt werden; klein anfangen und den Aufbau von dort funktionieren würde. Ja, müssen Sie eventuell ein paar Leute hier und da erinnern, sich von E-Mail, aber das ist kein Problem. Sie wissen am Ende werden sie beitreten werden und starten Sie die Konsolidierung einiger dieser Gespräche. Dann, wenn sie sie sehen alles passiert, und teilen die enormen Vorteile, so sind sie auf ihn verkauft, würden sie nicht wollen, gehen Sie zurück! Das ist genau das, was Mikes Geschichte ist. Ein wenig überzeugend, Moderation, Geduld, Ausdauer und ehe man sich versieht, sind Sie da! Und, wie gesagt, für eine gute! Wenn Sie es einmal einen Versuch geben für, sagen wir, einer Woche oder zwei, und lernen Sie die unmittelbaren Vorteile sehen, es gibt einfach keinen Weg zurück!

Und schließlich, von Samuel Driessen 's Kommentar : "Interessante Sie gelten auch für diese an Ihre externe E-Mail!"

Ja, das ist richtig. Obwohl es nicht absichtlich so macht, da ich nicht bekommen, viele öffentliche Gespräche kommen mir meinen Weg durch E-Mail sowieso, fange ich zu bemerken, wie fange ich an, mich aus dem Auto entfernt E-Mail und in verschiedene Social-Software-Tools. Nächste Schritt für mich wäre wohl zu detailliert sein, was sind einige der sozialen Software-Tools verwende ich außerhalb der Unternehmens-Firewall, um zu bleiben weg von E-Mail ... Stay tuned! Das wäre die Geschichte von einem anderen Blog-Eintrag sein.

Denn jetzt, ich wollte nur Leute, die auf der Blog-Post (s) eine Chance, ihre Meinung im Rahmen einer Haupt-Blog-Eintrag zu teilen kommentierte geben, und dann teilen meine zwei Cent Hoffnung, ein paar mehr Leute da draußen inspirieren, geben ihm eine versuchen. Ja, ich weiß, klein anzufangen, sei geduldig, beharrlich, hängen dort ... und machen es möglich! Denken Sie daran, dass es an uns ist, um aus dem Teufelskreis. Sind wir bereit?

(Oh, in der Zwischenzeit, sehen Sie sich auch Techcrunch jüngsten Blog-Post über etwas zu reden entlang dieser Linien sehr gleichen ... Kind of Man fragt sich, meinst du nicht? ...)

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